Spillemandslauget Østjyderne Persondatapolitik (GDPR)

Indledning

Lauget behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har lauget vedtaget denne persondatapolitik, der kort fortæller, hvordan lauget behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Lauget behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Lauget behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de i Skraaen angivne formål, og lauget sletter oplysningerne, når de ikke længere er nødvendige.

Oldermandskabet er laugets øverste ledelse, og dermed er Oldermandskabet dataansvarlige.

Hvilke personlige data indsamles og hvorfor

Medlemsoplysninger

• Kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, mailadresse og instrument

Hvorfra stammer oplysningerne

• Oplysningerne indsamles ved indmeldelse og ved løbende opdateringer fra medlemmerne selv

Laugets formål med medlemmets personoplysninger

Lauget behandler personoplysninger til bestemte formål, når lauget har en lovlig grund som kan være:

• Opkrævning af kontingent
• Udsendelse af medlemsblade og mails vedr. kommende aktiviteter
• At lauget kan drive laugets aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
• Medlemskartotek
• At håndtere medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til laugets Skraa.
• Udsendelse af medlemslister.
• Etc.

Samtykke

Laugets medlemmer har ved indmeldelsen automatisk givet samtykke til at foreningen opbevarer de medlemsoplysninger, bruger dem jf. laugets formål med personoplysningerne. Såfremt at lauget ønsker at anvende personoplysningerne til andet formål, skal der indhentes samtykke til dette hos de enkelte medlemmer.

Hvilke rettigheder har medlemmet over sine data

Når lauget behandler medlemmets oplysninger, har medlemmet iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

• Medlemmet har ret til at blive oplyst om, at lauget behandler oplysninger om sig – det er det foreningen oplyser medlemmet om i denne persondatapolitik (som forening har lauget oplysningspligt).
• Medlemmet har ret til at få indsigt i de oplysninger lauget behandler om sig (indsigtsret).
• Medlemmet har ret til at få urigtige oplysninger om sig berigtiget (retten til berigtigelse).
• Medlemmet har ret til at få oplysninger om sig slettet (retten til at blive glemt).
• Medlemmet har ret til at gøre indsigelse mod, at sine oplysninger anvendes til markedsføring.
• Medlemmet har ret til at flytte sine oplysninger – dvs. at lauget skal udlevere de oplysninger lauget har om medlemmet i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet).
• Medlemmet kan gøre brug af sine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod foreningens behandling, ved at henvende sig til Olderskabet.

Henvender medlemmet sig med en anmodning om at få rettet eller slettet sine personoplysninger, undersøger Oldermandskabet, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Dette indbefatter ikke nogen form for data, som lauget er forpligtede til at gemme af administrative, lovmæssige eller sikkerhedsmæssige grunde. Medlemmet kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af sine personoplysninger.

Hvor opbevares oplysningerne

Oplysningerne opbevares på en server der tilgås via firmaet WinKAS A/S som er den udbyder lauget har sit regnskabsprogram og medlemskartotek hostet hos.

Det er kun laugets kassemester der har adgang til disse oplysninger, og denne kan til enhver tid tilgå
oplysningerne.

Hvordan WinKAS A/S overholder GDPR kan læses på deres hjemmeside: https://winkas.atlassian.net/wiki/spaces/WAD/pages/2279964677/WinKAS +Air+-+Databehandleraftale

Revision af privatlivspolitikken

Lauget forbeholder sig ret til at ændre foreningens persondatapolitik. Når lauget ændrer persondatapolitikken ændrer lauget også datoen i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil medlemmet modtage meddelelse herom.

Den til enhver tid gældende persondatapolitik er tilgængelig på foreningens hjemmeside.

Oldermandskabet

Sidst opdateret d. 23-01-2024